Toàn cảnh lớp tập huấn
Lớp học dự kiến kéo dài trong 03 ngày (từ ngày mùng 5 – 7/9) nhằm đào tạo, bồi dưỡng cho toàn thể công chức trúng tuyển kỳ thi tuyển công chức Văn phòng Quốc hội năm 2017 về kỹ năng quản lý và lưu trữ văn bản phục vụ hoạt động Văn phòng Quốc hội; nghĩa vụ và trách nhiệm của công chức trong thi hành công vụ; đạo đức công vụ; những vấn đề cơ bản trong hệ thống pháp luật Việt Nam; quy trình lập pháp và tham mưu phục vụ đại biểu Quốc hội thực hiện quy trình lập pháp; kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở; phương pháp soạn thảo văn bản hành chính, sử dụng ngôn ngữ, văn phong hành chính trong soạn thảo văn bản…
Trong buổi sáng đầu tiên, lớp tập huấn đã được nghe Vụ trưởng Vụ Hành chính, Văn phòng Quốc hội Đỗ Thị Thanh chia sẻ kinh nghiệm về kỹ năng quản lý và lưu trữ văn bản phục vụ hoạt động Văn phòng Quốc hội.
Công tác văn thư lưu trữ là các hoạt động nghiệp vụ mang tính chính trị, tính khoa học và tính cơ mật, có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chứ. Hoạt động nghiệp vụ văn thư- lưu trữ gắn với hoạt động chung của một cơ quan. Do vậy công tác văn thư- lưu trữ của một cơ quan nếu được tổ chức và hoạt động tốt sẽ góp phần không nhỏ đối với hoạt động chung của cơ quan đó.
Nhấn mạnh về kỹ năng lập hồ sơ, Vụ trưởng Vụ Hành chính Đỗ Thị Thanh cho biết, lập hồ sơ nếu được thực hiện tốt sẽ giúp cán bộ, công chức lưu giữ đầy đủ tài liệu để làm căn cứ và cơ sở giải quyết công việc và thực thi nhiệm vụ. Bên cạnh đó, góp phần tạo thuận lợi trong việc tra tìm lại các văn bản, giấy tờ; phục vụ việc giải trình với lãnh đạo về những công việc đã làm, đã hoàn thành phục vụ yêu cầu của bộ phận thanh tra, kiểm toán.
Vụ trưởng Vụ Hành chính, Văn phòng Quốc hội Đỗ Thị Thanh chia sẻ tại lớp tập huấn
Đồng thời, giúp hoàn thành một số công việc lặp lại thường xuyên, tiết kiệm thời gian và công sức; giúp đơn vị, cơ quan bảo quản đầy đủ nguồn thông tin trong văn bản, phục vụ kịp thời cho hoạt động quản lý, điều hành…
Công tác lập hồ sơ gồm: việc lập bản danh mục hồ sơ hàng năm và việc lập hồ sơ. Quy trình lập hồ sơ cần quan tâm đến thao tác: mở hồ sơ; cách viết bìa hồ sơ; thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ; sắp xếp tài liệu trong hồ sơ; kết thúc hồ sơ. Hồ sơ lập xong phải được thống kê, sắp xếp theo danh mục hồ sơ. Hàng năm, khi kết thúc công việc các đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ để lựa chọn, sắp xếp những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài để lưu giữ tại đơn vị một năm sau đó làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
Theo quy định của Nhà nước, việc lập hồ sơ là công việc bắt buộc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên văn thư… đều phải lập hồ sơ công việc được phân công thực hiện. Việc lập hồ sơ công việc không phải là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ.
Vụ trưởng Vụ Hành chính Đỗ Thị Thanh cho rằng, những kiến thức, kỹ năng được trao đổi tại buổi tập huấn sẽ giúp cho các học viên là những chuyên viên vừa mới được tuyển dụng vào làm việc tại Văn phòng Quốc hội có được những hiểu biết nhất định về các quy định, nguyên tắc trong quản lý văn bản; các chế độ bảo quản, sử dụng các loại tài liệu của Quôc hội và các cơ quan của Quốc hội; trách nhiệm về việc lập hồ sơ công việc khi thực hiện nhiệm vụ.
Theo kế hoạch, buổi chiều, lớp tập huấn dự kiến tiếp tục với nội dung về đạo đức công vụ; nghĩa vụ và trách nhiệm của công chức trong thi hành công vụ theo Luật Cán bộ, công chức năm 2018.