Hội thảo trao đổi kinh nghiệm lần thứ XI giữa Ban Thư ký Quốc hội Việt Nam và Ban Thư ký Quốc hội Lào
Toàn cảnh Hội thảo
Vừa qua, Văn phòng Quốc hội Việt Nam và Ban Thư ký Quốc hội Lào đã tổ chức Hội thảo trao đổi kinh nghiệm giữa hai cơ quan. Tại Hội thảo, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong phục vụ hoạt động của Quốc hội, các Đoàn đại biểu Quốc hội, các đại biểu Quốc hội tại Kỳ họp, hướng tới tổ chức các Kỳ họp không văn bản giấy. là chủ đề nhận được nhiều sự quan tâm và ý kiến thảo luận sôi nổi của các đại biểu, lãnh đạo các cục, vụ, đơn vị thuộc cơ quan phục vụ Quốc hội hai nước Việt – Lào.
Phát biểu tại Hội thảo, Vụ trưởng Vụ Hành chính Đỗ Thị Thanh cho biết, thực tế nhiều năm qua, với sự chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo Quốc hội, Tổng Thư ký Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, việc gửi văn bản điện tử tới đại biểu Quốc hội đã mang lại nhiều lợi ích và hiệu quả thiết thực. Cụ thể, xét về hiệu quả kinh tế: Với số lượng gần 500 đại biểu Quốc hội, 63 Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, các đại biểu khách mời, mỗi đầu tài liệu phục vụ họp Quốc hội được in ấn với số lượng khoảng 600 - 700 bộ tài liệu. Trung bình một kỳ họp, số lượng đầu tài liệu được gửi tới đại biểu Quốc hội khoảng gần 200 đến 300 loại tài liệu. Do vậy, số lượng giấy in để phục vụ công tác in ấn của các cơ quan. Như vậy, chỉ tính riêng về giấy in đã tiết kiệm được gần 1/2 số lượng. Từ đó, tiết kiệm cả về nhân công phục vụ công tác in ấn tài liệu. Ngoài ra, việc không gửi tài liệu giấy về địa phương cho đại biểu trước mỗi kỳ họp (theo quy định tài liệu kỳ họp phải được gửi trước cho đại biểu nghiên cứu trước 20 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp) cũng đã tiết kiệm gần 100 triệu đồng/kỳ họp về cước phí bưu chính.
Xét về hiệu quả sử dụng, việc gửi văn bản điện tử thông qua App Quốc hội đã mang lại nhiều lợi ích cho đại biểu Quốc hội trong việc tra cứu, sử dụng tài liệu. Với những tiện ích của App Quốc hội, tài liệu được sắp xếp khoa học, dễ tìm. Do đó, đại biểu Quốc hội thuận tiện sử dụng tài liệu trong mỗi ngày họp và mỗi nội dung cần quan tâm. Thay vì việc nhận tài liệu giấy, sắp xếp tài liệu cho mỗi nội dung họp, từ khi áp dụng App Quốc hội, đại biểu chỉ cần một chiếc Ipad là đã có đầy đủ tài liệu được cập nhật kịp thời hàng ngày, dễ dàng tra cứu, sử dụng tài liệu khi tham dự kỳ họp.
Vụ trưởng Vụ Hành chính Đỗ Thị Thanh
Vụ trưởng Vụ Hành chính cũng nêu rõ, việc phát hành văn bản điện tử tới đại biểu Quốc hội giúp tài liệu được gửi đến đại biểu trong thời gian ngắn nhất, giảm thiểu các khâu trung gian. Tài liệu sau khi hoàn thiện, được đưa lên App (qua sự phối hợp và kiểm duyệt của một số đơn vị trong Văn phòng Quốc hội là Vụ Hành chính và Trung tâm tin học), đại biểu Quốc hội có thể tiếp nhận và sử dụng nhanh nhất mà không cần qua các khâu trung gian (khâu tiếp nhận, chuyển phát tài liệu...).
Theo Vụ trưởng Vụ Hành chính, việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số nói chung tại các kỳ họp Quốc hội và việc gửi tài liệu điện tử phục vụ các kỳ họp Quốc hội là bước tiến trong đổi mới phương thức hoạt động của Quốc hội, không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc của đại biểu Quốc hội mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của Quốc hội, đáp ứng yêu cầu xử lý khối lượng công việc ngày càng lớn với chất lượng ngày càng cao hơn, theo kịp xu thế chung của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu.
Vụ trưởng Vụ Hành chính cho biết, bên cạnh những thuận lợi, quá trình thực hiện việc gửi văn bản điện tử tới đại biểu Quốc hội cũng gặp những khó khăn, vướng mắc như: cách thức tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng tài liệu giấy đã trở thành thói quen của đại biểu Quốc hội qua nhiều khóa Quốc hội dẫn đến việc tiếp nhận phương thức sử dụng tài liệu điện tử còn bỡ ngỡ. Chính vì vậy, ngay từ đầu thực hiện phương thức gửi tài liệu điện tử, Văn phòng Quốc hội vẫn thực hiện song song cả việc gửi tài liệu giấy và điện tử để chuyển dần từ thói quen sử dụng tài liệu giấy sang sử dụng tài liệu điện tử và đánh giá hiệu quả của phương thức mới và cũ.
Để thực hiện thành công việc thực hiện “kỳ họp không giấy tờ”, Vụ trưởng Vụ Hành chính cho rằng, cần tiếp tục có sự chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo Quốc hội và đồng chí Tổng Thư ký Quốc hội - Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, hoàn thiện các phần mềm cung cấp tài liệu chính thức sử dụng trong kỳ họp Quốc hội cho đại biểu Quốc hội với những tính năng, tiện ích thông minh, khoa học và hiệu quả, nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cần thiết cho đại biểu Quốc hội, đây được coi là một nội dung quan trọng trong việc xây dựng Đề án Quốc hội điện tử giai đoạn 2021 - 2026. Bên cạnh đó, cần xây dựng hệ thống liên thông giữa Quốc hội, Chính phủ, các cơ quan và tổ chức khác giúp đẩy nhanh công việc của Quốc hội nói chung và đẩy nhanh quá trình tiếp nhận tài liệu nói riêng.
Vụ trưởng Vụ Tin học Trịnh Thái Anh
Chia sẻ kinh nghiệm vận hành kỹ thuật, Vụ trưởng Vụ Tin học Trịnh Thái Anh cho biết, Vụ Tin học đã triệt để tận dụng cơ sở vật chất đã được đầu tư xây dựng là các phòng họp, như: phòng họp Diên Hồng, phòng họp Tân Trào, phòng điều hành Quốc hội điện tử và hệ thống truyền hình hội nghị, các phòng họp tại trụ sở Đoàn ĐBQH tại các địa phương, hệ thống trang âm, ánh sáng, thiết bị dịch, bàn ghế hội nghị … việc tận dụng triệt để các hệ thống này sẽ góp phần chủ động về cơ sở vật chất và tiết kiệm nguồn kinh phí. Về cơ sở hạ tầng, kỹ thuật, Vụ Tin học là đơn vị chủ trì, là đầu mối tập trung huy động sức mạnh nhân lực vật lực, kết hợp khai thác cơ sở hạ tầng kỹ thuật. Phối hợp với Ban quản lý Nhà Quốc hội để khai thác Hệ thống âm thanh, hình ảnh tại các phòng họp; Phối hợp với Cục Bưu điện Trung ương và Tập đoàn VNPT để cung cấp đường truyền, thiết bị hội nghị truyền hình như: MCU, VCS, Camera, Wifi, các thiết bị điều khiển khác phục vụ hội nghị trực tuyến. Vụ Tin học cũng chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan để trang cấp iPad cho Đại biểu Quốc hội, phối hợp với Ban cơ yếu Chính phủ, Cục A05, Bộ tư lệnh 86… để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin phục vụ các Kỳ họp, phiên họp trực tuyến nhằm đáp ứng các yêu cầu an toàn, an ninh đối với các Kỳ họp, phiên họp trực tuyến đã được đặt ra. Về nền tảng công nghệ, căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu đối với các Kỳ họp, phiên họp trực tuyến, Vụ Tin học quyết định sử dụng nền tảng công nghệ để phục vụ và cung cấp dịch vụ cho các điểm cầu.
Vụ trưởng Vụ Tin học cũng cho biết, các yếu tố rất quan trọng trong các Kỳ họp, phiên họp trực tuyến cần phải tính toán đến như: quy mô, tính chất và an toàn, bảo mật thông tin cho hội nghị. Các yếu tố này cần phải được đảm bảo và tính toán, cân nhắc một cách kỹ lưỡng vì các yếu tố quan trọng này quyết định rất lớn đến các thành phần khác của công tác chuẩn bị phục vụ hội nghị. Bên cạnh đó, cũng cần đặc biệt quan tâm tới thói quen/kỹ năng sử dụng các thiết bị công nghệ phục vụ họp trực tuyến của ĐBQH, các đại biểu tham dự để có phương án hỗ trợ, hướng dẫn, đào tạo. Điều này giúp cho việc khai thác sử dụng và tương tác của ĐBQH, các đại biểu tham dự hội nghị trực tuyến được dễ dàng, thuận lợi, góp phần không nhỏ cho thành công chung của hội nghị.
Theo Vụ trưởng Vụ Tin học, để công tác triển khai được nhanh chóng, thuận lợi rất cần có sự lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt, xuyên suốt của các cấp lãnh đạo. Cùng với đó, phải xây dựng Đề án, kế hoạch rất chi tiết từ khâu chuẩn bị, kiểm tra hệ thống, tổng duyệt cho đến vận hành đảm bảo phiên họp chính thức. Kịch bản kỹ thuật cần rất chi tiết và có tính toán đến các tình huống dự phòng trong trường hợp sự cố thiết bị và đường truyền, cũng như các tình huống không mong muốn khác xảy ra. Cần có sự phối hợp chặt chẽ và hỗ trợ từ các đơn vị có liên quan…
Các đại biểu tham gia thảo luận
Tham gia thảo luận, các đại biểu cho rằng cần tiếp tục khắc phục tình trạng tài liệu gửi chậm tới đại biểu Quốc hội thông qua việc thực hiện các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện việc phát hành tài liệu điện tử tới đại biểu Quốc hội đã tiết kiệm tối đa các khâu trung gian trong việc phát hành và tiếp nhận tài liệu. Ngoài ra, các đại biểu kiến nghị phát huy những hiệu quả đạt được trong việc thực hiện “kỳ họp không giấy” tại các kỳ họp của Quốc hội, các phiên họp của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
Các đại biểu nhấn mạnh, việc triển khai các kỳ họp không giấy tờ để tiến tới một nền hành chính không giấy tờ trong tương lai không xa cần được triển khai và áp dụng đồng bộ trong hoạt động của Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội và các cơ quan của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Quá trình thực hiện đồng bộ nền hành chính không giấy tờ trong tất cả các cơ quan của Quốc hội sẽ nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Quốc hội.